Rechnungsautomatisierung
Die Herausforderung
Die Buchhaltungsabteilung eines mittelständischen Unternehmens verbrachte jeden Monat tagelang damit, eingehende Rechnungen manuell mit Bestellungen und Lieferscheinen abzugleichen. Fehler durch manuelle Dateneingabe, verspätete Zahlungen und unübersichtliche Ausnahmefälle erzeugten Reibung mit Lieferanten und belasteten die Liquiditätsplanung. Der Monatsabschluss war regelmäßig ein Engpass.
Die Lösung
Wir haben eine vollautomatische Rechnungsverarbeitungsstrecke eingerichtet: Eingehende Rechnungen — ob per E-Mail, PDF oder Scan — werden automatisch ausgelesen, mit den zugehörigen Bestelldaten abgeglichen und bei Übereinstimmung direkt zur Zahlung freigegeben. Abweichungen werden strukturiert aufbereitet und erst dann einem Sachbearbeiter vorgelegt, wenn tatsächlich ein Klärungsbedarf besteht.
Die Wirkung
- -75 % manueller Bearbeitungsaufwand im gesamten Rechnungsprozess
- 99 % Trefferquote beim automatischen Abgleich von Rechnungen mit Bestelldaten
- +60 % schnellerer Monatsabschluss — die Buchhaltung gewinnt wertvolle Tage zurück
- Lieferantenbeziehungen verbesserten sich messbar durch pünktlichere Zahlungen und weniger Rückfragen